В основе документооборота лежит основная концепция, которая заключается в следующем: документооборот стал разнообразнее и при этом доступнее. Поставщики средств документооборота снизили свою стоимость до двухсот долларов, а это очень выгодно для тех компаний, которые не обладают большими денежными средствами.
Сегодня система электронного документооборота призвана решить следующие три задачи: документ может быть совместный, административный, нетипичный. Нетипичный документооборот используется в конкретном проекте. Когда нетипичные процессы охватывают несколько отделов, то используют совместный документооборот. В этом случае продукт разрабатывается, проектируется и продвигается совместно всеми отделами. Такой вид документооборота может применяться при автоматизации процесса, получении сертификата на продукт. В тех процессах, где раньше использовались бумажные формы, теперь имеет место административный документооборот или корпоративный портал. Он предназначен для обработки отчётов, расходов и регистрационных форм. Теперь вместо бумажной формы сотрудник фирмы заполняет электронную форму и рассылает её получателю. Данные типы документооборота способны расширить горизонты традиционных реализаций благодаря большому кругу участников и широкому кругу инфраструктуры.
Производственные системы документооборота ограничены локальными сетями. Однако документооборот на базе веб или системы обмена сообщениями может выходить за пределы локальных сетей. В настоящее время поставщики средств документооборота сделали ставку на высокоскоростной интернет, но что же лучше выбрать для документооборота: систему веб или электронную почту. Каждый пользователь выбирает сам.
