В любой организации еще не было такого, чтобы электронные системы документооборота внедрялись гладко и просто. Всегда и везде этот процесс сопровождался целым комплексом проблем. Перечислим лишь некоторые из них.
1. Невысокий уровень образованности, нежелание переучения, а также консерватизм работников компании.
2. Появление разного уровня сбоев после внедрения системы электронного документооборота.
3. Отсутствия желания начальства самим работать на компьютере и анализировать работать с документами.
4. Частые структурные изменения в учреждении
5. Невысокий уровень формализации бизнес процесса
6. Необходимость сопровождать каждый документ юридической проверкой, хотя появления закона об электронной подписи этот фактор перестал быть особенно актуальным.
7. Постоянное взаимодействие с бумажными документами «со стороны» особенно если речь идет о параллельных структурах в учреждении.
Сегодня можно выделить несколько оптимальных систем документооборота: системы с развитыми средствами хранения и поиска информации, то есть электронные архивы, 1с битрикс корпоративный портал, системы с развитыми средствами Workflow, ориентированные на поддержку управления учреждения системы, ориентированные на поддержку совместной работы, а также системы, обладающие развитыми дополнительными сервисами.
Электронные архивы являются частным случае системы электронного документооборота, которые ориентированы на эффективное хранение и поиск информации. Особенно можно выделить некоторые системы, которые обладают средствами полнотекстного поиска, имеющие такие возможности как нечеткий поиск и т.д.
Система документооборота с развитыми средствами Workflow рассчитана на обеспечение движения определенных объектов по заранее известным маршрутам.
