Чтобы правильно выбрать систему электронного документооборота, необходимо знать какие требования к ним предъявляются.
Электронные документы должны соответствовать определенным стандартам. Под словом стандарты понимаются внутренние, отраслевые, международные стандарты, а также ГОСТы по контролю качества и уровню организации хранения данных.
Система электронного документооборота должна иметь достойный уровень безопасности. Безопасность достигается благодаря шифрованию, организации доступа посредством паролей и т.д. Все уже имеющиеся в информационной структуре учреждения механизмы доступа в системе документооборота должны по максимуму использоваться.
Для эффективного электронного документооборота нужно иметь развитые средства поиска информации, такие как же полную поддержку системой всех языков, в встречающихся в организации документах.
Изображение документов следует хранить, а также использовать в организации и специфические форматы хранения документов. Все инженерные и конструкторские задачи должны находить поддержку так же, как и другие особенности деятельности учреждения.
Электронная система должна быть открытой и расширяемой в зависимости от обстоятельств. Должны быть предусмотрены все возможности интеграции с другими информационными системами и имеющимся оборудованием.
Сроки хранения документов должны быть достаточными долгосрочными. Если необходимо хранить какую-либо информацию не один десяток лет, то стоит организовать другой архив или корпоративный портал битрикс, только на съемных носителях (микрофильмы, диски и т.д.).
Все подразделения организации должны быть удачно территориально распространены, так как этот показатель накладывает определенные условия на удаленный доступ, репликацию данных.
